Dossier d'inscription (WEI et séjours)

Comprendre le dossier d'inscription

Pour les événements de type séjour (WEI, voyage), la prise de place ne suffit pas : tu dois constituer un dossier d'inscription. Il regroupe tout ce dont l'organisation a besoin pour t'emmener en sécurité. Où le trouver Depuis la fiche de l'événement, clique sur Choisir sur le tarif souhaité : tu arrives directement sur ton dossier. Ensuite, l'événement apparaît dans Mes événements sur ton tableau de bord et t'y ramène. La page comporte deux onglets : Dashboard (vue d'ensemble) et Mon Dossier (les étapes à remplir). Les étapes possibles Selon l'événement, ton dossier peut contenir : 1. Infos participant : coordonnées et adresse 2. Documents à signer : CGV, règlement intérieur, autorisation parentale… 3. Documents à compléter : modèles à télécharger, remplir et renvoyer 4. Fiche sanitaire : santé, allergies, contact d'urgence 5. Vidéos de prévention : à visionner intégralement 6. Paiement 7. Caution : si l'organisation en demande une Une barre de progression affiche en permanence le nombre d'étapes validées (par exemple 3 / 6 étapes), et la liste des éléments encore manquants. L'ordre compte - Le paiement est bloqué tant que tous les éléments obligatoires ne sont pas complétés. - La caution ne peut être déposée qu'après le paiement. Ne t'y prends pas au dernier moment : rassemble tes documents à l'avance.

Étape 1 : Infos participant

C'est la première étape de ton dossier. Vérifie les informations affichées, puis complète les champs demandés. Champs à renseigner - Téléphone : au format français (par exemple 06 12 34 56 78 ou +33 6 12 34 56 78) - Adresse du domicile : commence à taper, des suggestions s'affichent automatiquement au bout de 3 caractères ; sélectionne la bonne pour remplir le reste - Code postal : exactement 5 chiffres - Ville Tous ces champs sont obligatoires. Valider Clique sur Enregistrer et continuer. Un message confirme l'enregistrement et l'étape suivante s'ouvre. Mon adresse n'apparaît pas dans les suggestions Tu peux saisir les champs manuellement. Vérifie simplement que le code postal contient bien 5 chiffres et que la ville est correctement orthographiée. Je veux corriger mes informations plus tard C'est possible tant que ton dossier n'a pas été envoyé en validation. Une fois le dossier en attente de validation ou validé, ces champs sont verrouillés. Contacte alors l'organisation de l'événement.

Documents à signer et à compléter

Ton dossier contient deux types de documents. Documents à signer Ce sont des documents que tu dois lire puis signer électroniquement : CGV, règlement intérieur, charte de l'événement… 1. Clique sur Lire et signer 2. Lis le document affiché 3. Renseigne le champ Fait à (ta ville), la date du jour est ajoutée automatiquement 4. Clique sur Signer Un document déjà signé ne peut pas l'être une seconde fois : le message « Ce document a déjà été signé » s'affiche. Documents à compléter Ce sont des documents que tu dois remplir toi-même (autorisation parentale, attestation…). 1. Clique sur Télécharger le modèle 2. Remplis-le, imprime-le et fais-le signer si nécessaire 3. Reviens sur Glyps et clique sur Choisir un PDF pour déposer ton document 4. Renseigne ta ville pour la signature électronique Le document est ensuite marqué Document prêt. Tu peux le consulter avec Voir le document signé ou le corriger avec Remplacer le document. Je ne vois pas les mêmes documents que mes amis C'est normal : certains documents sont destinés uniquement aux mineurs ou uniquement aux majeurs. Ton dossier n'affiche que ceux qui te concernent, selon ton âge à la date de l'événement. Formats et conseils - Dépose un fichier lisible : un scan net ou une photo bien cadrée, sans reflet ni ombre. - Vérifie que toutes les signatures manuscrites demandées sont présentes avant de déposer.

La fiche sanitaire et le contact d'urgence

La fiche sanitaire est indispensable pour assurer ta sécurité pendant le séjour. Elle est consultée par les secouristes en cas d'urgence uniquement. Santé et allergies - Traitement en cours, et sa description si tu en suis un - Allergies : asthme, allergie alimentaire, allergie médicamenteuse, autre allergie - Régime végétarien : réponse obligatoire - Antécédents et précautions - Aides visuelles - Informations complémentaires : tout ce qui te semble utile pour l'équipe Contact d'urgence Tous ces champs sont obligatoires : - Nom et Prénom - Lien avec le participant : Père, Mère, Famille ou Tuteur - Adresse, avec suggestions automatiques - Téléphone Le téléphone du contact d'urgence doit être différent du tien. Sinon, la fiche est refusée : en cas d'urgence, l'organisation doit pouvoir joindre quelqu'un d'autre que toi. Valider Renseigne ta ville en bas de la fiche, puis valide. L'étape passe au vert. Confidentialité Ces données sont traitées avec ton consentement explicite et uniquement pour ta sécurité pendant l'événement. Ton école est responsable de leur traitement ; Glyps agit comme prestataire technique. Voir l'article sur tes données personnelles.

Les vidéos de prévention

Ton dossier comporte trois vidéos de prévention obligatoires : 1. Prendre soin de ses potes : Santé Publique France 2. Prévention alcool : Santé Publique France 3. Le consentement, sous-titrée en français Comment les valider Lance chaque vidéo et regarde-la jusqu'à la fin. L'étape se valide automatiquement à la fin de la lecture : la vidéo est alors marquée Visionnée. Tu ne peux pas avancer la lecture. Toute tentative d'accélérer ou de sauter en avant te ramène automatiquement là où tu en étais. Le visionnage complet est requis. Pourquoi c'est obligatoire Ces vidéos font partie de la démarche de prévention portée par ton école et les associations. Elles concernent la sécurité, la consommation d'alcool et le consentement : des sujets centraux sur ce type d'événement. Tant qu'elles ne sont pas vues Le paiement de ton inscription reste bloqué. Les trois vidéos doivent être visionnées intégralement. La vidéo ne se lance pas Vérifie ta connexion, essaie un autre navigateur ou désactive un éventuel bloqueur de contenu. Si le problème persiste, contacte support@glyps.fr.

Envoyer mon dossier et suivre sa validation

Une fois toutes les étapes remplies, ton dossier doit être envoyé pour validation à l'organisation. Envoyer mon dossier Quand plus aucun élément ne manque, le bloc Dossier complet apparaît. Clique sur Envoyer pour validation. Si le bouton est indisponible, c'est qu'il reste des éléments à compléter : la liste des manquants est affichée sur ton dashboard (adresse, document, fiche sanitaire, vidéos, paiement, caution). Les statuts possibles Dossier incomplet : il te reste des éléments à remplir. Bouton Compléter. Prêt à envoyer : tout est rempli, il ne reste qu'à cliquer sur Envoyer. Dossier en attente de validation : ton dossier est parti. L'organisateur va le vérifier et te notifier. Tes informations sont alors verrouillées. Modifications requises : l'organisation te demande des corrections. Un commentaire de l'organisation t'indique quoi corriger. Modifie ce qui est demandé, puis renvoie ton dossier. Dossier validé : tout est bon. Ton dossier passe en lecture seule. Que puis-je encore modifier ? - Dossier incomplet ou modifications requises : tout reste modifiable, sauf les documents déjà acceptés. - En attente de validation : l'adresse, la fiche sanitaire et les documents signés sont verrouillés. Les documents à compléter non encore signés restent modifiables. - Validé : plus rien n'est modifiable. Contacte l'organisation en cas d'erreur.

Groupes, bungalows et options du séjour

Sur certains séjours, tu peux te regrouper avec tes amis pour l'hébergement. Prérequis Ton dossier doit être validé par l'organisation avant de pouvoir créer ou rejoindre un groupe. Tant qu'il est en cours de validation, la section reste bloquée. Créer un groupe Clique sur Générer un nouveau groupe. Un identifiant unique est créé : copie-le et partage-le avec tes amis. Rejoindre un groupe Saisis l'identifiant transmis par le créateur du groupe (au format xxxxx-xxxx) dans le champ ID du groupe, puis clique sur Rejoindre. Gérer mon groupe La section Mon Groupe affiche la liste des membres. Le créateur porte le badge Chef. - Quitter : tu sors du groupe. Si tu es le chef, quitter supprime le groupe pour tout le monde. - Verrouiller : ferme le groupe aux nouveaux arrivants. Réservé au chef. Options Selon l'événement, le groupe peut choisir : - le mode (prévente ou classique) ; - la zone d'hébergement (asso, soirée, piscine, calme) ; - l'ambiance du bus ; - des préférences repas. Disponibilités Le nombre de places restantes par type d'hébergement est affiché en temps réel. Si tout est pris, la mention Aucune disponibilité s'affiche : rapproche-toi de l'organisation. Question de l'événement Certains événements affichent en plus une question à laquelle répondre pour personnaliser ton expérience. Choisis ta réponse et clique sur Valider ma réponse.